Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Fue llamado EBEsa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access.
Pero por no liar con conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que está incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a través de la aplicación. Access dispone de numerosos métodos y asistentes para definir cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar la administración y gestión de los datos. ("Embedded Basic") que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el motor Embedded Basic). Tras el adelanto de Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y Access presentaba funciones que Omega no tenía.
Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro (una app de base de datos completamente diferente a Access) por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-publicada de Visual Basic. En julio de 1992, llegó la versión final con el nombre de Access que continua hasta el momento unicultural 2017.
Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access.
Pero por no liar con conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que está incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a través de la aplicación. Access dispone de numerosos métodos y asistentes para definir cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar la administración y gestión de los datos.
Tipos de datos en Access
crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya le permite escribir casi cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidada selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access (como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información que está almacenando. La tabla siguiente le proporciona información general de los tipos de datos disponibles en las bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb). Para obtener información sobre los tipos de datos en las aplicaciones web de Access, vea Tipos de datos para las aplicaciones web de Access.
Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos.
Número
Datos numéricos.
Fecha y hora
Fechas y horas.
Moneda
Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión.
Memo
Use un campo Memo cuando necesite para almacenar grandes cantidades de texto en una base de datos. En este tema se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo memo a tablas de base de datos nuevos y existentes.
Moneda
Usar la miles separador; Siga la configuración especificada en la configuración regional de Windows para los importes negativos, símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales.
Fecha y hora
Dar formato al campo de fecha y hora en Access. Cuando se utiliza la fecha y hora el tipo de datos en MicrosoftAccess, tiene la opción de conservar los formatos predeterminados, aplicar un formato predefinido o crear un formato personalizado.
Numero
para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Si/No
para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Hipervinculo
para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Calculado
para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Un sistema de
información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información,
organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad
u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes
categorías:
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los
procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible
en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la
existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento
público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos
gobiernos han instaurado sistemas
de información para el espionaje de carácter secreto.
Habitualmente el
término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información
informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales
de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por
sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no
tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela
ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos
son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
Nuestra sociedad se encuentra repleta de ejemplos de sistemas, tales como una máquina
expendedora de café, una fábrica de productos manufacturados, un
vehículo, un archivo para documentos, nuestra columna vertebral, etc.
En el caso de las máquinas de café o bebidas, podemos analizar su
funcionamiento para comprender mejor el concepto de sistema. Las monedas entran
en el sistema, se compara su valor con el de la bebida seleccionada (objetivo
del sistema) y si ambos valores son iguales, se expide la bebida.
En lo que respecta
a los sistemas propiamente dichos hay un amplio consenso en cuanto a las
características que deben tener y maneras de obrar, sin embargo no ocurre lo
mismo con el concepto de sistema de información, del cual existen muchas
definiciones, matices y escuelas. De todas formas, hablando en términos
generales, podemos decir que un sistema de información es un conjunto
de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado,
el cual es satisfacer las necesidades de información de dicha organización.
Estos componentes
pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general, los
cuales procesan la información y la distribuyen de manera adecuada, buscando
satisfacer las necesidades de la organización.
El objetivo
primordial de un sistema de información es apoyar la toma de decisiones y
controlar todo lo que en ella ocurre.
Es importante señalar que existen dos tipos de sistema de información,
los formales y los informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a
cabo estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más artesanales y
usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el boca a boca.
El estudio de los sistemas de información surgió como una sub-disciplina de las ciencias de
la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la
tecnología dentro de las organizaciones.
El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los
estudios superiores dentro de la administración.
Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden
clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de información gerencial (con
el fin de resolver conflictos en empresas), sistemas de procesamiento de transacciones (que
se encargan de manejar la información en el contexto de los intercambios
comerciales), sistemas de información
ejecutiva (para los directivos), sistemas de soporte a decisiones (analizan
los distintos factores que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar),
sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones
que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el
comportamiento de un especialista en un dominio concreto).
Según LAUDON
Según el autor Laudon, profesor de
Administración de Empresas, un sistema de información es un organismo que
recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Son indispensables para
ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que
por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la
organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia
de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica
cuáles deban ser, posiblemente porque intenta englobar todas las posibles
variantes de este concepto.
Cabe resaltar que el concepto de
sistema de información suele ser utilizado como sinónimo de sistema de
información informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al campo
de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un
sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los
sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la
infraestructura tecnológica de una organización.
Actividades de un Sistema de
Información
Hay tres actividades en un sistema
de información que producen la información que esas organizaciones necesitan
para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos
productos o servicios. Estas actividades son:
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.
Los sistemas de información también
requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal
adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de
entrada.
Las
actividades son las siguientes:
a. Entrada de datos:
Proceso mediante el cual se captura
y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario,
y las automáticas surgen de otros sistemas.
Almacenamiento de
datos:
Proceso
mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e
información para su uso posterior.
Para
hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:
• Campo: agrupación de
caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de
un empleado.
• Registro: conjunto de
campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador
podría componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.
• Archivo: conjunto de
registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del
año 2001 podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los
trabajadores durante el mes de enero de 2001.
• Base de
datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la
base de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos
de las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a
registros de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a
capacitaciones, etc.
c. Procesamiento de
datos:
Es la
capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de
memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:
1.
Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
2.
Analiza y evalúa su contenido.
3.
Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye
un componente clave en el sistema de información gerencial.
d. Salida de
información:
Actividad
que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.
Además un
sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir
debe generar retroalimentación sobre las actividades
de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta
retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con
los estándares de desempeño establecidos.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Jose
Daniel Pacheco Mejia, Working at instituto privado santa clara
El ciclo de vida de
un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que
sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de
un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario.
Según James Senn,
existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del
ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis
estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de
estas estrategias tiene un uso amplio en cada una de los diversos tipos de
empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada
las pautas básicas para el
desarrollo de un SI para una organización:
1.Involucra al usuario
2.Utilizar
métodos de solución de problemas
3.Abordar
adecuadamente cada una de las fases
4.Normalizar
y documentar
5.Justificar
adecuadamente el sistema
6.Cancelar o
revisar el proyecto si es necesario
7.Descomponer
y simplificar
8.Diseñar
sistemas flexibles
CONOCIMIENTO
DE LA ORGANIZACIÓN
Las empresas que
crean y aprenden son más sensibles al entorno y, por lo tanto, tienen un
componente mayor de adaptabilidad a los cambios, lo cual las hace proclives a
la identificación de nichos en el mercado y de mejoras a los procesos. Es por
ello que si los empleados poseen características asociadas con sensibilidad y
adaptabilidad, se sientan más identificados con la empresa, lográndose un mayor
rendimiento en el personal.
Este tiene
funciones como:
ØESTRUCTURA
SOCIAL.
ØDEFINICIÓN
DE LA ESTRUCTURA SOCIAL
ØDIMENSIONES
DE LA ESTRUCTURA SOCIAL
ØFAMILIA
ØEMPRESA
ØSINDICATO
ØGOBIERNO
ØRELIGIÓN
ØEDUCACIÓN
ØTIPOS DE
ORGANIZACIÓN
ØORGANIZACIÓN
FORMAL E INFORMAL
ØGRUPOS
PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
ØVALOR
SOCIAL Y MORAL DEL TRABAJO
ØRELACIÓN
HOMBRE, TECNOLOGÍA, TRABAJO
ØNUEVA
CONCEPCIÓN DEL TRABAJO
ØBIBLIOGRAFÍA
Identificación
de problemas y oportunidades Conocimiento de la Organización
Los problemas
ocurren en todos los puntos de cualquier sistema y vienen en todos los tamaños.
Los pequeños problemas que ocurren en la finca-v. gr., mala poda y cosecha
inadecuada-pueden convertirse en problemas muy grandes en la plaza de mercado
cuando el producto no pueda ser vendido dada su mala calidad. Alguien que
observe a un agricultor, en el mercado, que no puede vender su producto podría
concluir que el problema radica en el mercado. De hecho, la incapacidad para
vender un producto puede indicar un (os) problema(s) en la etapa de
pre-producción o producción del sistema. A menos que conozcamos la raíz del
problema y sus causas, no podremos diseñar soluciones efectivas.
Cualquier análisis
de los problemas que afectan un sistema debe necesariamente buscar las causas
en cada componente del sistema respectivo.
El análisis de
problemas ha sido definido [Deutsche GesellschaftfurTechnischeZusammenarbeit
(GTZ), 1983] como un conjunto de técnicas para:
1.-
Analizar la situación existente que rodea a una condición problemática dada,
2.- Identificar los mayores problemas y
el problema central de una situación, y
3.- Visualizar las relaciones de
causa-efecto en un diagrama de Arbol de Problemas.
Determinar las necesidades
Se analizan los
procesos estratégicos de la gestión del conocimiento específicamente en las
organizaciones de información, con énfasis en el proceso de medición. Se
identifican los métodos más importantes para medir el conocimiento. Se
reflexiona sobre cuales pueden utilizarse en las organizaciones de información.
A partir de criterios preestablecidos, se comenta una comparación realizada
entre varias metodologías de medición, que muestra, en forma general, su
aplicación en las organizaciones de información.
Diagnóstico
de los conocimiento de la organización
La estructuración
planteada por la organización reconoce la necesidad de gestionar el
conocimiento y desarrollar el Capital Humano dentro de la misma. Es por ello
que se define en la Vicepresidencia de Gestión del Conocimiento y el Capital
Humano.
Entre las funciones
que se agregan al desempeño, vinculadas al desarrollo de la Gestión del
Conocimiento y Capital Humano, del Vicepresidente, se encuentran:
•Definir los objetivos y políticas que debe
cumplir el proyecto de gestión del conocimiento de la empresa.
•Evaluación y control de los proyectos de
desarrollo de los productos que se utilizan en la empresa, así como el
seguimiento y atención a los equipos de I+D de los territorios.
•Dirigir y coordinar la actividad de
información científico técnica de la Empresa, a través del Centro de
Información que se le subordina. A partir de la gestión de:
1.Bases de datos.
2.Catálogos.
3.Publicaciones
especializadas.
4.Acceso a
internet
Propuesta
de los conocimiento de la organización:
En cada uno de los
cuadrantes del modelo, tiene lugar un ciclo de conocimiento con la consecución
de las siguientes fases (Chan, 1999), las cuales son:
•Identificación: considera
identificar el conocimiento crítico en la organización. Este conocimiento
crítico es definido como conocimiento importante y º•
Creación:
incluye la creación del nuevo conocimiento a partir del conocimiento
existentdisponible.
•Almacenaje: requiere el
almacenamiento del conocimiento ya sea en forma impresa o en forma electrónica.
•Transferencia: considera la
transferencia exitosa del conocimiento, su captura efectiva y su fácil
comunicación a lo largo del tiempo.
•Reutilización: incluye los
procesos de retornar el conocimiento a la organización para que éste sea
reutilizado, revisado y renovado.
Sistema
de codificación de los conocimientos de la organización:
La unidad de
conocimiento puede ser codificada considerando los tres criterios de
estructura, propósito y función. Siguiendo esta lógica, una unidad puede
pertenecer, por ejemplo, al tipo SGO-utilitario-institucional. Esto significa
que es del tipo simple, general y objetiva; significa también que su propósito
es el de servir como medio para alcanzar otros objetivos, y que impacta o
beneficia a la institución.
Esta
caracterización de la unidad de conocimiento puede codificarse numéricamente
por medio de un sistema apropiado. Asignando dígitos de 1 a 8 para el criterio
estructura; y de 1 a 9 para la estructura genérica, puede codificarse a la
unidad de acuerdo con su formato y contenido.
Un tercer dígito en
el sistema de codificación denota el propósito de la unidad; para lo cual se
proponen números del 1 al 3 según su pertenencia a utilitario, satisfacción, ó
sistémico.
Un cuarto dígito
denota a las seis posibles funciones de la unidad de conocimiento.
El
diseño e implementación de la estrategia de los conocimientos de la organización:
La estrategia es el
patrón o plan que integra las metas de la organización, las políticas y las
acciones subsecuentes en un modelo integrado (Mintzberg y Quinn, 1995; la
estrategia, a su vez, presenta dos partes esenciales, el diseño y la
implementación. El diseño o formulación de la estrategia es un proceso
colectivo que se sustenta en el desarrollo y aplicación de competencias
distintivas, difíciles de imitar (Hamel y Prahalad, 1993). El diseño considera
un análisis de las fuerzas competitivas, y de los recursos y capacidades para
llegar a la definición de la estrategia corporativa y sus consecuentes
estrategias funcionales. El proceso que conduce a la elección de la estrategia
de la empresa es un proceso de toma de decisiones; dicho proceso se nutre por
la calidad de la gestión del conocimiento que distingue a la organización.
Mantenimiento
de los conocimientos de la organización:
Son las actividades
necesarias para mantener los equipos e instalaciones en una condición
particular o volverlos a dicha condición. La labor del departamento de
mantenimiento, está relacionada con la prevención de lesiones en el trabajador
ya que tiene la responsabilidad de mantener en buenas condiciones, la
maquinarias y equipo de trabajo, lo cual permite un mejor desenvolvimiento y
seguridad evitando en parte riesgos en el área laboral.
Que es un sistema de información automatizado
La más elevada
organización del trabajo, imprescindible para el desarrollo, sólo es posible
lograrla en Anatomía Patológica con la introducción de técnicas de ordenamiento
automatizado que permitan la eficiencia necesaria en el manejo de grandes
volúmenes de información (1-6).
En el Hospital "Dr. Luis Díaz Soto"
fue desarrollado y posteriormente aplicado en otros departamentos de Anatomía
Patológica del país, un Sistema Automatizado de Registro y Control de Anatomía
Patológica conocido por las siglas SARCAP, con el objetivo de registrar y
controlar de forma automatizada la información obtenida de las biopsias y
autopsias, para facilitar su procesamiento e interrogación y poder ser
utilizada en la enseñanza y en la confección de estudios e informes
científicos, asistenciales y administrativos.
El SARCLAPRAP está compuesto por dos subsistemas
que actúan de forma independiente sobre las bases de datos de autopsias y
biopsias respectivamente (figura 1). Ambos subsistemas presentan una estructura
modular y utilizan un fichero común, denominado diccionario en el cual están
almacenados los códigos de las enfermedades con su correspondiente descriptor,
según la Clasificación Internacional de Enfermedades de la OMS (7) y el SNOMed
(8).
La interacción del usuario con el sistema se
realiza a través de un menú que posee las mismas opciones para los dos
subsistemas.
La Parte de Mando suele ser un autómata programable (tecnología programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban relés electromagnéticos, tarjetas electrónicas o módulos lógicos neumáticos (tecnología cableada) . En un sistema de fabricación automatizado el autómata programable esta en el centro del sistema. Este debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado.
Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costes de la producción y mejorando la calidad de la misma.
Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la seguridad.
Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente.
Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las cantidades necesarias en el momento preciso.
Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso productivo.
Integrar la gestión y producción.
⇨¿Qué es un sistema de información? Un sistema de información es el conjunto de funciones, procesos y datos que realiza una organización o bien que diseña para que se realice
⇨¿Qué es un posible sistema de información incompleto? Un sistema de información incompleto, es centrar nuestro interés únicamente en los datos que se suministran con independencia de las funciones y procesos que los generan.
Cuales son los recursos que utiliza un sistema de información
Para poder hablar de sistemas de información es preciso reunir seis componentes, que deben ser capaz de integrarse para trabajar de manera conjunta:
Hardware: se trata de la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas y salidas de datos.
Software: son los programas destinados a recoger los datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos, generando conocimiento para el usuario final.
Datos: son las porciones de información donde reside todo el valor.
Procedimientos: son las políticas y reglas de negocio aplicables a los procesos de la organización.
Usuarios: ellos son quienes se interactúan con la información extraída de los datos, constituyendo el componente decisivo para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa empresarial.
Retroalimentación: es el elemento clave de cualquier sistema de información al ser la base para la mejora continua.
Pese a que la que toma en consideración estos seis componentes es la definición más completa de sistemas de información, hay que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, con este término se hace referencia solamente al software, dando por supuestos los otros cinco elementos.
En cualquier caso, en el diseño de un sistema de información empresarial existen dos factores críticos hacia los que deben orientarse todos los esfuerzos, sea cual sea la concepción desde la que se aborde. Se trata de los siguientes:
Actividades básicas para un sistema de información
Como sabemos todo Sistema de información es un conjunto de partes que se relacionan entre si para lograr un objetivo que contribuirá a la toma de decisiones y esto es posible gracias a las diversas actividades que se llevan acabo, lo cual estimula que la organización desarrolle sus procesos de mejor manera, obteniendo así una eficiente labor.
Es por esta Razón que Fuentes (2003, pp.21-24), hace mención que los Sistemas de Información realizan las diversas actividades principales haciendo uso de la computadora, lo cual permite un mejor desempeño de los sistemas de información en las organizaciones públicas y/o privadas.
Las actividades básicas de un sistema de información son las siguientes:
a. Entrada de datos:
Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.
b. Almacenamiento de datos:
Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior. Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en: • Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de un empleado. • Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador podría componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.
• Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del año 2001 podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los trabajadores durante el mes de enero de 2001. • Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos de las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.
c. Procesamiento de datos:
Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente: 1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos. 2. Analiza y evalúa su contenido. 3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de información gerencial.
d. Salida de información:
Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.
Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Datos:
son las porciones de información donde reside todo el valor.
Procedimientos: son las políticas y reglas de negocio aplicables a los procesos de la organización.
Entrada de datos: Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.
Almacenamiento de datos:
Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior.
Usuario: ellos son quienes se interactúan con la información extraída de los datos, constituyendo el componente decisivo para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa empresarial.
Salida de información: Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.
